Fungsi Nota Kredit untuk Bisnis Anda dan Format Pembuatannya

Nota kredit adalah dokumen akuntansi/keuangan yang dikeluarkan penjual sebagai bukti adanya pengembalian dana/pengurangan piutang terhadap pembeli karena adanya kesalahan faktur, produk yang salah atau rusak, pembatalan pembelian, atau keadaan lain yang ditentukan

Sederhananya, nota kredit merupakan bukti transaksi yang biasanya dibuat oleh penjual untuk mengurangi piutang yang dimiliki suatu pelanggan.

Pembuatan nota ini penting dilakukan apalagi untuk kegiatan laporan keuangan. Untuk itu, KiriminAja akan membahas tentang nota kredit di bawah ini agar dapat Anda pelajari. 

Yuk, mari langsung ke topik utamanya, yuk…

Nota Kredit Adalah Alat Koreksi

Nota kredit adalah bukti transaksi berupa dokumen yang dibuat untuk mengurangi piutang usaha. Biasanya disebabkan karena pembeli memberikan nota debet terlebih dahulu.

Adanya nota debet untuk memberitahukan retur pembelian karena kecacatan atau masalah pada kualitas produk. Atau dapat juga karena adanya penurunan harga produk sehingga perlu adanya pengembalian uang ke pembeli.

Setelah penjual menerima nota debet, barulah akan dibuat nota kredit untuk mengurangi piutang terhadap pembeli yang bersangkutan. Kemudian nota kredit akan dikirimkan kepada pembeli sebagai bukti transaksi.

Dalam pembuatannya, nota kredit harus disertai dengan persetujuan kedua belah pihak, yaitu pembeli dan penjual. Tujuannya agar tidak terjadi kesalahpahaman karena menyangkut kerjasama kedua belah pihak.

Apa Perbedaan Nota Kredit dan Nota Debet?

Secara sekilas, nota debet dan nota kredit terlihat hampir sama. Apalagi penggunaannya pada transaksi yang sama. Akan tetapi, keduanya berbeda lho. 

Nota debet merupakan dokumen yang dibuat oleh pembeli sebagai bukti pengurangan hutang. Nota ini dibuat apabila pembeli ingin melakukan retur atau terjadi penurunan harga produk yang dibeli.

Sehingga, dalam pencatatan keuangan pembeli, nota debet berfungsi untuk mendebet akun hutang. Dalam artian mengurangi jumlah hutang yang dimiliki.

Sedangkan nota kredit adalah dokumen yang dibuat oleh penjual sebagai bukti pengurangan piutang. Dimana nota kredit dibuat untuk menanggapi adanya nota debet.

Fungsi dari nota kredit sendiri adalah untuk mengkredit akun piutang yang dimiliki penjual. Yang artinya jumlah piutang akan berkurang.

Untuk lebih memahami nota debet, Anda dapat mengunjungi artikel tentang fungsi nota debit berikut ini. Sehingga, Anda dapat memahami lebih lanjut apa itu nota debit.

Dengan begitu, Anda bisa punya informasi yang berimbang dan jelas. Sebab, sekali lagi, nota dan nota debet memang terlihat sama serta digunakan untuk 1 jenis transaksi yang sama. Karenanya, Anda perlu memahami kedua jenis nota tersebut secara seimbang.

Bagaimana Cara Membuat Nota Kredit?

Setiap perusahaan biasanya memiliki template atau format nota kredit masing-masing. Sehingga, akuntan yang hendak membuat nota kredit hanya perlu mengisi data transaksi saja.

Akan tetapi, secara umum nota kredit harus memuat beberapa hal. Tujuannya agar tidak terjadi kesalahpahaman antara kedua belah pihak. Yaitu dan pembeli yang biasanya sudah menjalin kerjasama.

Berikut beberapa komponen yang harus ada dalam nota kredit:

• Tanggal nota kredit diterbitkan
• Informasi terkait kontak pembeli dan penjual
• Nomor pesanan agar mudah melacak pembelian/penjualan terkait
• Data produk, meliputi jumlah dan harga yang harus dikembalikan yang telah disepakati kedua belah pihak
• Cara pembayaran untuk meminimalisasi adanya masalah pembayaran
• Penjelasan mengapa nota kredit dibuat dan pernyataan tegas pada bagian atas bahwa dokumen tersebut merupakan nota kredit, bukan faktur
• Melampirkan faktur tagihan transaksi yang terkait

Setelah mengetahui komponennya, Anda dapat menyusun nota kredit sesuai dengan format yang ditentukan bersama. Anda dapat membuat format yang sederhana, tetapi memuat semua komponen tersebut.

Apa Fungsi Dibuatnya Nota Kredit?

Selain memberikan jaminan keamanan pembayaran untuk pembeli, nota kredit juga memiliki fungsi dalam pencatatan keuangan bisnis Anda. Berikut beberapa manfaat dari dibuatnya nota kredit:

Kegiatan Administrasi Lebih Mudah

Setiap bukti transaksi sangat berguna dalam pencatatan keuangan bisnis Anda. Termasuk juga nota kredit ini. Sehingga, dengan membuat nota kredit akan memudahkan proses administrasi dalam bisnis Anda.

Menjaga Hubungan Baik dengan Pembeli

Meskipun nota kredit berfungsi untuk mengurangi aktiva (piutang) bisnis Anda, akan tetapi hal ini tidak sebanding jika Anda harus kehilangan pelanggan daripada jumlah tersebut.

Melalui nota kredit, pelanggan dapat menilai bahwa bisnis Anda memberikan pelayanan terbaik dan tidak ingin mengecewakan pembeli atas transaksi yang tidak sesuai.

Menghindari Konflik

Selain dapat menjaga hubungan baik, nota kredit juga memiliki manfaat untuk menghindari konflik dengan pembeli. Sebab, nota kredit dibuat untuk menjawab komplain dari pembeli atas kerusakan barang atau harga yang tidak sesuai.

Jika tidak dibuat nota kredit, maka akan memungkinkan terjadinya konflik antara kedua belah pihak.

Melacak Kesalahan yang Mungkin Terjadi

Dengan adanya komplain dari pelanggan, Anda perlu mempertanyakan mengapa kerusakan atau penurunan kualitas produk dapat terjadi. Apakah itu terjadi karena proses produksi yang kurang maksimal. Atau kerusakan terjadi selama pengiriman produk ke pelanggan.

Anda dapat melacak kesalahan yang mungkin terjadi dengan mempelajari kerusakan produk. Kemudian lakukan evaluasi untuk memperbaikinya.

Meningkatkan Operasional Bisnis

Dengan melacak kesalahan yang mungkin terjadi, Anda dapat menilai kualitas produk dan manajemen distribusi yang selama ini dijalankan. Sehinga, Anda dapat membuat keputusan untuk melakukan evaluasi.

Yaitu dengan memperbaiki kualitas produk Anda serta memperbaiki manajemen distribusi. Sebab, memiliki produk dengan kualitas yang bagus tidak menjamin kepuasan pelanggan jika produk datang dengan keadaan rusak.

Kami menyadari bahwa untuk meng-handle pengiriman yang beragam dan melalui berbagai jenis ekspedisi yang berbeda tidaklah mudah. 

Untuk itu KiriminAja hadir sebagai platform penyedia jasa agregator logistik yang dapat mengotomatisasikan pengiriman produk Anda hanya dengan melalui satu pintu. 

Sebagai manajemen jasa ekspedisi satu pintu, KiriminAja hadir untuk mendukung online seller agar dapat memiliki bisnis yang tumbuh dengan baik, aman, dan transparan bagi masing-masing konsumennya. Bagaimana caranya?

Dengan menggunakan KiriminAja, Anda dan online seller lain dapat dengan mudah mengirimkan barang ke seluruh Indonesia dengan mudah, aman, transparan, dan harga terjangkau.

Keamanan dan transparansi transaksi juga menjadi prioritas utama KiriminAja. Dengan KiriminAja, Anda tidak perlu khawatir lagi dengan adanya penipuan atau kerugian dalam transaksi. 

Semua transaksi akan tercatat dengan jelas di dashboard KiriminAja, sehingga Anda dapat melacak transaksi secara real-time.

Tak sebatas itu, KiriminAja juga memberikan harga masuk akal yang dilengkapi dengan diskon-diskon khusus. Tujuannya, agar Anda bisa menjaga #CashFlowAman tapi transaksi bertambah banyak sehingga bisnis jadi tenang. 

Dapatkan juga berbagai fitur menarik seperti sistem pembayaran yang mudah, tracking yang akurat, dan layanan pelanggan yang responsif.

Jadi, kenapa harus melewatkan kesempatan jadi member KiriminAja dan bergabung dengan online seller yang berani tumbuh maju bersama?! 

Yuk, daftarkan diri Anda secara gratis di dashboard KiriminAja, lakukan beberapa verifikasi data, dan langsung nikmati kemudahan dalam bisnis online.