Notifikasi berbunyi tanpa berhenti. Satu pesanan masuk dari marketplace, beberapa menit kemudian muncul chat WhatsApp dari pelanggan, lalu ada calon pembeli baru yang bertanya melalui Instagram.

Bagi pemilik bisnis online, situasi seperti ini terlihat sebagai kabar baik. Penjualan meningkat, pelanggan bertambah, dan produk semakin dikenal.

Namun, masalah sering muncul ketika bisnis mulai tumbuh lebih cepat daripada sistem yang digunakan.

Admin mulai membuka banyak tab browser untuk mengecek pesanan. Gudang mulai bingung menentukan barang mana yang harus dikirim lebih dulu. Nomor resi sulit dicari. Bahkan ada pelanggan yang bertanya, “Barang saya sudah dikirim belum?” sementara tim masih melakukan pencarian seperti detektif yang kehilangan petunjuk utama.

Fenomena ini semakin sering terjadi karena bisnis saat ini tidak hanya mengandalkan satu jalur penjualan. Seller menjual produk melalui marketplace, website sendiri, media sosial, hingga aplikasi percakapan seperti WhatsApp.

Semakin banyak channel yang digunakan, semakin besar peluang mendapatkan pelanggan baru. Namun, semakin besar pula tantangan dalam mengelola pesanan dan pengiriman.

Banyak bisnis memperlakukan ongkos kirim seperti tagihan listrik. Perhatian baru muncul ketika nominalnya mulai terasa membebani keuntungan.

Padahal, pengiriman bukan sekadar proses memindahkan barang dari gudang ke pelanggan. Pengiriman menjadi bagian dari pengalaman pelanggan dan menentukan apakah pembeli akan kembali melakukan transaksi.

Anda dapat mempelajari strategi mengelola biaya dan proses logistik melalui artikel cara optimasi pengiriman untuk profit maksimal.

Inilah alasan mengapa memahami cara mengelola pengiriman multi-channel menjadi langkah penting bagi bisnis yang ingin berkembang tanpa kehilangan kendali operasional.

Agar proses pengiriman lebih mudah dan biaya lebih terkendali, Anda dapat mulai menggunakan KiriminAja. Registrasi akun KiriminAja untuk mengelola pengiriman bisnis Anda dengan lebih praktis.

Apa Itu Pengiriman Multi-Channel?

Pengiriman multi-channel adalah metode pengelolaan pengiriman yang menangani pesanan dari berbagai sumber penjualan menggunakan sistem yang lebih terintegrasi.

Sederhananya, pelanggan dapat membeli produk melalui berbagai tempat, tetapi proses pengiriman tetap berjalan melalui alur yang sama.

Contoh channel penjualan:

• Marketplace seperti Shopee dan Tokopedia.
• Website toko online.
• Instagram.
• WhatsApp.
• Platform social commerce lainnya.

Tanpa sistem yang tepat, setiap channel dapat berjalan sendiri-sendiri.

Kondisinya seperti restoran dengan banyak pintu masuk, tetapi dapurnya hanya memiliki satu buku catatan pesanan. Ketika pelanggan masih sedikit, situasi tersebut mungkin terlihat aman. Namun ketika pesanan meningkat, kesalahan mulai muncul.

Pengiriman multi-channel berbeda dengan single-channel fulfillment.

Pada sistem single-channel, bisnis hanya mengelola satu sumber pesanan. Misalnya hanya berjualan melalui satu marketplace.

Sementara pada multi-channel fulfillment, bisnis perlu mengelola:

• Pesanan dari berbagai platform.
• Data pelanggan yang berbeda format.
• Pilihan kurir yang beragam.
• Status pengiriman secara bersamaan.

Dalam praktiknya, bisnis membutuhkan sistem yang membantu proses pengiriman berjalan lebih sederhana, mulai dari pemilihan ekspedisi hingga pengelolaan paket. Anda dapat memahami solusi tersebut melalui informasi Apa Itu KiriminAja.

Manfaat Mengelola Pengiriman Multi-Channel dengan Baik

Banyak bisnis fokus mengejar transaksi, tetapi lupa bahwa perjalanan pelanggan tidak berhenti setelah tombol checkout ditekan.

Pengiriman yang lambat atau tidak jelas dapat membuat pelanggan kehilangan kepercayaan.

Meningkatkan Efisiensi Operasional

Sistem pengiriman yang terintegrasi membantu bisnis mengurangi pekerjaan manual.

Tanpa sistem, admin harus:

• Mengecek pesanan satu per satu.
• Menyalin alamat pelanggan.
• Memasukkan data pengiriman secara manual.
• Memperbarui status pesanan.

Ketika jumlah pesanan meningkat, pekerjaan sederhana tersebut berubah menjadi aktivitas yang menghabiskan waktu.

Mengurangi Kesalahan Pengiriman

Kesalahan alamat, barang tertukar, atau stok tidak sesuai sering terjadi ketika data harus dipindahkan berkali-kali.

Sistem terpusat membantu menjaga informasi pesanan tetap akurat.

Mempercepat Proses Fulfillment

Pelanggan saat ini semakin memperhatikan kecepatan pengiriman.

Mereka tidak hanya membeli produk, tetapi juga membeli pengalaman.

Bisnis yang mampu memproses pesanan dengan cepat memiliki peluang lebih besar mempertahankan pelanggan.

Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Informasi pengiriman yang jelas membuat pelanggan merasa lebih aman.

Nomor resi yang mudah dilacak dan update status yang transparan membantu membangun kepercayaan.

Tantangan dalam Pengiriman Multi-Channel

Memiliki banyak channel penjualan memang membuka peluang besar. Namun, setiap channel membawa tantangan operasional.

Data Pesanan Tersebar

Salah satu masalah paling umum adalah data pesanan berada di banyak tempat.

Admin harus membuka berbagai platform untuk memastikan tidak ada pesanan yang terlewat.

Format Order Berbeda

Setiap platform memiliki struktur data yang berbeda.

Ada marketplace yang menampilkan variasi produk secara terpisah, ada yang menggunakan catatan tambahan, dan ada yang membutuhkan penyesuaian sebelum diproses.

Sinkronisasi Stok

Stok yang tidak diperbarui secara otomatis dapat menyebabkan overselling.

Pelanggan membeli produk yang terlihat tersedia, tetapi ternyata barang sudah habis.

Situasi tersebut tidak hanya membuat pekerjaan customer service bertambah, tetapi juga berpotensi menurunkan kepercayaan pelanggan.

Pemilihan Jasa Pengiriman

Setiap produk memiliki kebutuhan berbeda.

Produk makanan membutuhkan kecepatan. Produk besar membutuhkan kapasitas pengiriman. Produk bernilai tinggi membutuhkan keamanan lebih.

Karena itu, bisnis membutuhkan fleksibilitas dalam memilih layanan logistik.

Tracking Tidak Terpusat

Ketika pelanggan bertanya posisi paket, tim harus mencari informasi dari berbagai sistem.

Waktu yang seharusnya digunakan untuk meningkatkan layanan justru habis untuk mencari data dasar.

Cara Mengelola Pengiriman Multi-Channel Agar Bisnis Tetap Efisien

Gunakan Sistem Manajemen Order (OMS)

Order Management System atau OMS menjadi pusat pengelolaan seluruh pesanan.

Sistem ini membantu bisnis menggabungkan pesanan dari berbagai channel dalam satu tempat.

Manfaat OMS:

• Melihat seluruh pesanan.
• Mengatur proses fulfillment.
• Mengurangi pekerjaan manual.
• Memantau status pengiriman.

OMS dapat diibaratkan seperti koordinator gudang yang selalu memiliki catatan lengkap mengenai setiap pesanan.

Integrasikan Semua Channel Penjualan

Banyak bisnis memiliki banyak channel, tetapi setiap channel berjalan sendiri.

Masalahnya bukan jumlah channel, tetapi kurangnya komunikasi antar sistem.

Integrasi membantu:

• Menghubungkan marketplace.
• Menghubungkan website.
• Menghubungkan sistem inventori.
• Menghubungkan layanan logistik.

Dengan sistem terintegrasi, pesanan dapat diproses lebih cepat dan risiko kesalahan berkurang.

Sinkronisasi Stok Secara Real-Time

Stok menjadi salah satu aset paling penting dalam bisnis.

Contoh:

Sebuah toko memiliki stok 100 produk.

Produk tersebut dijual melalui:

• Shopee.
• Tokopedia.
• Website.

Jika setiap platform tidak memperbarui stok secara otomatis, semua channel tetap menampilkan jumlah 100 unit.

Ketika pelanggan membeli, bisnis baru mengetahui bahwa stok sudah habis.

Sinkronisasi stok membantu bisnis:

• Menghindari overselling.
• Mengetahui jumlah barang secara akurat.
• Mengatur distribusi stok.

Pilih Partner Logistik yang Tepat

Partner logistik harus dipilih berdasarkan kebutuhan bisnis, bukan hanya harga termurah.

Pertimbangkan:

• Jangkauan wilayah.
• Kecepatan layanan.
• Harga.
• Tracking.
• Dukungan pelanggan.

Menggunakan multi-kurir memberikan fleksibilitas ketika kondisi pengiriman berubah.

Otomatiskan Proses Pengiriman

Aktivitas seperti membuat resi dan mencetak label terlihat sederhana.

Namun jika dilakukan ratusan kali setiap hari, pekerjaan tersebut menjadi beban besar.

Otomatisasi membantu:

• Membuat resi.
• Mencetak label.
• Memperbarui status pesanan.
• Mengurangi input manual.

Anda dapat mempelajari proses pengelolaan pengiriman melalui panduan daftar dan pesan pengiriman KiriminAja.

Gunakan Dashboard Tracking Terpusat

Tracking menjadi bagian penting dalam layanan pelanggan.

Pelanggan ingin mengetahui posisi paket tanpa harus bertanya berkali-kali.

Dashboard terpusat membantu bisnis melihat:

• Paket yang belum dikirim.
• Paket dalam perjalanan.
• Paket selesai.
• Paket bermasalah.

Data pengiriman juga membantu bisnis mengevaluasi performa logistik.

Pelajari lebih lanjut mengenai pengelolaan data pengiriman melalui artikel cara membaca laporan pengiriman untuk pemilik bisnis.

Standarisasi Proses Fulfillment

Teknologi membantu pekerjaan berjalan cepat, tetapi SOP tetap diperlukan.

Bisnis perlu memiliki standar:

• Pemeriksaan barang.
• Proses packing.
• Verifikasi alamat.
• Waktu pengiriman.
• Penanganan komplain.

Gudang yang sibuk belum tentu efisien. Yang penting adalah setiap aktivitas menghasilkan proses yang lebih baik.

Studi Kasus: Penjualan Naik, Masalah Ikut Bertambah

Situasi

Sebuah bisnis fashion lokal menjual produk melalui marketplace, Instagram, dan website.

Dalam satu bulan, transaksi meningkat dari 500 menjadi 2.000 pesanan.

Masalah

Tim mengalami:

• Pesanan terlambat diproses.
• Stok tidak sesuai.
• Sulit mencari nomor resi.
• Banyak pertanyaan pelanggan.

Penyebab

Bisnis masih menggunakan pencatatan manual.

Setiap channel dikelola secara terpisah.

Solusi

Bisnis mulai menggunakan sistem terintegrasi:

• Semua order masuk dalam satu dashboard.
• Stok diperbarui otomatis.
• Pengiriman menggunakan beberapa kurir.
• Tracking dipantau dalam satu sistem.

Hasil ilustrasi:

Waktu proses pesanan turun dari dua hari menjadi kurang dari satu hari.

Kesalahan input juga berkurang karena data tidak perlu dipindahkan berkali-kali.

Tools yang Bisa Digunakan untuk Pengiriman Multi-Channel

Beberapa tools yang membantu bisnis:

Order Management System (OMS)

Mengatur seluruh pesanan dari berbagai channel.

Warehouse Management System (WMS)

Membantu pengelolaan aktivitas gudang.

Shipping Aggregator

Menghubungkan bisnis dengan berbagai layanan kurir melalui satu sistem.

KiriminAja membantu bisnis mengelola kebutuhan pengiriman dengan pilihan layanan logistik yang lebih fleksibel.

Tips Optimasi Pengiriman Multi-Channel

Beberapa langkah yang dapat diterapkan:

• Gunakan data pengiriman untuk evaluasi.
• Pilih lokasi gudang strategis.
• Tentukan standar layanan.
• Evaluasi proses secara berkala.

Kesalahan yang Harus Dihindari

Mengelola Order Secara Manual

Metode manual sulit mengikuti pertumbuhan bisnis.

Tidak Sinkronisasi Stok

Kesalahan stok dapat merusak pengalaman pelanggan.

Menggunakan Banyak Sistem Tanpa Integrasi

Jumlah tools yang banyak tidak selalu membuat bisnis lebih efektif.

Tidak Memantau Performa Logistik

Biaya pengiriman perlu dievaluasi agar tidak mengurangi margin keuntungan.

Memahami cara mengelola pengiriman multi-channel membantu bisnis menghadapi pertumbuhan penjualan tanpa kehilangan kendali operasional.

Pengiriman yang efektif membutuhkan kombinasi antara teknologi, sistem kerja yang jelas, dan pemilihan partner logistik yang tepat.

Bisnis yang mampu mengelola pesanan dari berbagai channel dengan rapi akan lebih siap menghadapi persaingan digital.

Jika Anda ingin proses pengiriman lebih sederhana, transparan, dan membantu mengontrol biaya logistik, registrasi akun KiriminAja sekarang dan mulai kelola pengiriman bisnis Anda dengan lebih efisien.