Contoh Email Penagihan Invoice yang Sopan, Tenang Ga Bikin Sungkan!

Sebagai pelaku bisnis, pasti kamu pernah mengalami situasi di mana pembayaran dari pelanggan tertunda. Nah, di sinilah pentingnya mengetahui contoh email penagihan invoice yang sopan tapi tegas agar tetap menjaga hubungan baik dengan klien.

Tapi sebelum kita masuk ke contoh dan tips penulisan email penagihan, ada satu tools andalan yang wajib kamu ketahui: surat penagihan pembayaran ini yang bisa membantumu membuat surat penagihan yang rapi, profesional, dan siap kirim.

Untuk soal pengiriman barang atau paket jualanamu, KiriminAja adalah solusi pengiriman dan pendukung bisnis online kamu yang tidak hanya cepat dan efisien, tetapi juga menyediakan fitur-fitur cerdas untuk mendukung kelancaran operasional bisnismu. Yuk, daftar sekarang dan rasakan mudahnya kelola bisnis tanpa drama!

Pengertian Penagihan Invoice

Penagihan invoice adalah proses menagih pembayaran yang telah jatuh tempo kepada pelanggan atau klien berdasarkan dokumen tagihan yang sudah dikirimkan sebelumnya. Invoice sendiri merupakan dokumen resmi yang mencantumkan rincian transaksi—mulai dari jumlah pembayaran, produk/jasa, hingga tanggal jatuh tempo.

Dalam praktik bisnis, penagihan invoice menjadi langkah penting agar arus kas perusahaan tetap sehat. Penagihan ini bisa dilakukan secara langsung, melalui telepon, atau yang paling umum—melalui email.

Mengapa Penagihan Invoice Harus Dikelola dengan Baik?

Kamu tentu ingin tetap menjaga hubungan baik dengan pelanggan, kan? Nah, penagihan invoice yang tidak tepat bisa membuat pelanggan merasa tidak nyaman, bahkan enggan bekerjasama lagi. Di sinilah pentingnya komunikasi yang profesional dan sopan dalam menagih.

Pengertian Email Penagihan Invoice

Email penagihan invoice adalah bentuk komunikasi elektronik yang digunakan untuk mengingatkan pelanggan bahwa ada pembayaran yang belum diselesaikan. Email ini biasanya dikirim saat sudah melewati batas jatuh tempo, atau beberapa hari sebelum tanggal jatuh tempo sebagai pengingat awal.

Email ini bukan hanya sekadar permintaan bayar—tapi juga cerminan dari profesionalisme bisnismu. Maka, gaya bahasa, struktur, dan nada bicaramu harus disesuaikan agar tidak terkesan menekan, tapi tetap tegas dan jelas.

Kapan Waktu yang Tepat Mengirimkan Email Penagihan?

Kamu bisa mulai mengirimkan email pengingat 3-5 hari sebelum tanggal jatuh tempo, lalu mengirim ulang secara berkala jika belum ada respons. Idealnya, penagihan dilakukan bertahap:

• Email pengingat awal (sebelum jatuh tempo)

• Email penagihan pertama (saat jatuh tempo)

• Email penagihan kedua (5–7 hari setelah jatuh tempo)

• Email penagihan lanjutan (jika masih belum ada pembayaran)

Dengan ritme ini, kamu bisa tetap menjaga komunikasi yang baik tanpa terlihat mendesak secara agresif.

Contoh Email Penagihan Invoice

Contoh Email Pengingat Pembayaran Sebelum Jatuh Tempo

Subjek: Pengingat Pembayaran untuk Invoice #INV00123

Hai [Nama Klien],

Kami harap kamu dalam keadaan sehat dan baik. Melalui email ini, kami ingin mengingatkan bahwa invoice #INV00123 senilai Rp5.000.000 akan jatuh tempo pada tanggal 1 April 2025.

Mohon pastikan pembayaran dilakukan sebelum tanggal tersebut agar tidak terjadi keterlambatan. Rincian invoice telah kami lampirkan kembali di bawah ini untuk kenyamanan kamu.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Salam hangat,

[Tim Keuangan – Nama Bisnismu]

Contoh Email Penagihan Saat Sudah Melewati Jatuh Tempo

Subjek: Tindak Lanjut Pembayaran Invoice #INV00123 yang Telah Jatuh Tempo

Hai [Nama Klien],

Kami ingin menginformasikan bahwa pembayaran untuk invoice #INV00123 senilai Rp5.000.000 telah melewati tanggal jatuh tempo pada 1 April 2025.

Kami memahami bahwa bisa saja ada hal-hal yang membuat proses pembayaran tertunda. Oleh karena itu, kami terbuka untuk diskusi jika ada kendala yang perlu dibicarakan.

Mohon konfirmasi pembayaran sesegera mungkin atau hubungi kami jika diperlukan.

Terima kasih atas perhatian dan pengertianmu.

Hormat kami,

[Tim Keuangan – Nama Bisnismu]

Contoh Email Penagihan yang Lebih Tegas

Subjek: Permintaan Pembayaran Terakhir untuk Invoice #INV00123

Halo [Nama Klien],

Sampai hari ini kami belum menerima pembayaran untuk invoice #INV00123 senilai Rp5.000.000 yang telah jatuh tempo sejak 1 April 2025.

Kami menghargai kerjasama yang telah terjalin, namun kami perlu menyelesaikan pembayaran ini secepat mungkin. Jika tidak ada tanggapan dalam waktu 3 hari ke depan, kami terpaksa akan mengambil langkah lanjutan sesuai dengan syarat dan ketentuan kerja sama.

Mohon segera lakukan pembayaran atau hubungi kami untuk klarifikasi.

Terima kasih,

[Tim Keuangan – Nama Bisnismu]

Tips Menyusun Email Penagihan yang Efektif

• Gunakan nada profesional dan sopan. Jangan gunakan kalimat kasar atau emosional.

• Sertakan semua detail penting. Nomor invoice, jumlah tagihan, tanggal jatuh tempo, dan cara pembayaran harus jelas.

• Beri opsi bantuan. Tawarkan bantuan atau kontak person jika ada kendala.

• Sisipkan link atau lampiran invoice. Memudahkan klien untuk langsung mengecek dan membayar.

Menyusun email penagihan invoice bukan soal menagih saja, tapi bagaimana kamu menjaga profesionalitas dan komunikasi yang baik dengan klien. Dengan mengikuti format dan contoh di atas, kamu bisa membuat email yang tidak hanya efektif, tapi juga memperkuat reputasi bisnismu.

Dan kalau kamu ingin membuat proses penagihan ini lebih mudah, cepat, dan terintegrasi, KiriminAja adalah mitra terbaik yang bisa kamu andalkan. Dari pengiriman barang hingga pembuatan surat penagihan, semua bisa dikelola dengan satu platform.

Yuk, permudah operasional bisnismu mulai hari ini bersama KiriminAja! Daftar sekarang dan rasakan mudahnya kirim paket anti ribet!