Fungsi Nota Debit Dalam Usaha, Contoh Dan Cara Praktis Membuatnya

Updated May 18, 2022 • Created 4 bulan yang lalu
Fungsi Nota Debit Dalam Usaha, Contoh Dan Cara Praktis Membuatnya

 

Memo debit merupakan nama lain dari Nota debit atau nota debet. Nota debit biasanya dibuat oleh penjual untuk pembeli yang meminta pengembalian dana. Contohnya, karena adanya barang yang rusak, salah, maupun pembatalan pembelian, serta keadaan tertentu lainnya. Namun, harus berdasarkan prinsip kekeliruan pembukuan bisnis, akuntabilitas, hal ini yang harus langsung diperbaiki.

Istilah dari Nota Debit


Dokumen transaksi yang biasanya diterbitkan terlebih dulu sebelum adanya nota kredit dan dapat dibuat oleh supplier dikenal dengan Nota debit atau nota debet. Umumnya, nota debit atau nota debet hampir sama dengan nota kredit. Namun, nota debit hanya diberikan untuk pihak pembeli saja. Selain itu, nota debit berguna sebagai dokumen permintaan resmi dari pembeli kepada penjual untuk meminta dibuatkan sebuah nota kredit. Dokumen nota debet bermanfaat untuk bukti jika pembelian sudah benar-benar sah dan terjadi. Sehingga si pembeli dapat melakukan pengajuan untuk mengembalikan barang atau retur barang yang salah dikirim.

 

Alasan Harus Membuat Nota Debit

Sebagai seorang pelanggan, apabila Anda membeli barang dari supplier ataupun penjual dan ingin melakukan pengembalian barang atau  retur dengan alasan yang sah, maka dapat membuat atau mengeluarkan nota debit. Sebetulnya, ada berbagai macam alasan mengapa nota debit harus diterbitkan atau dibuat. Dibawah ini beberapa alasan mengapa harus mengeluarkan nota debet yakni:

?      Adanya barang yang diterima cacat atau rusak

?      Pembeli sudah ditagih dalam jumlah nominal yang salah, bisa kurang ataupun lebih.

?      Jumlah atau nilai nominal dalam faktur tagihan ada kesalahan yang harus diperbaiki. Misalnya saja, ada barang tambahan, alamatnya salah dan lain sebagainya.

 

Contoh dari Nota Debet

Adapun proses dari nota debit dan kredit pada akuntansi hampir sama. Nota debit memang harus selalu disimpan untuk melakukan pencatatan dan pengakuan penghasilan di sebuah pembukuan. Selain itu, adanya arsip dokumen dan bukti yang benar-benar sah. Contoh dari nota debet pada perusahaan yakni: Perusahaan D membeli barang sejumlah Rp 2.000.000 dari Perusahaan E. Ketika barang sampai di Perusahaan D, barang tersebut mengalami kerusakan. Sehingga perusahaan D ingin memulangkan barang tersebut kepada Perusahaan E. Namun, perusahaan D harus mengeluarkan nota debet yang berisi tentang semua informasi yang benar termasuk jumlah dari pembelian PPN dan asli. Apabila Perusahaan E sudah menerima nota debet, pihak mereka bisa menyetujui dan  meninjau permintaan tersebut. Selain itu, dapat menerbitkan nota kredit sebagai salah satu bukti dari adanya penggantian terhadap Perusahaan D. Dalam hal tersebut, pembelilah yang harus mengeluarkan nota debet kepada perusahaan ataupun supplier sebagai bukti permintaan penggantian barang/ uang atau nota kredit.

Contoh dari Nota Debet Yang Diterbitkan Supplier 

Namun, ada juga sebuah kasus yang nota debetnya dikeluarkan dari supplier ke konsumennya. Dibawah ini beberapa contoh nota debet dari supplier, yaitu:

Supplier merupakan perusahaan A yang menjual dan mengirimkan barang sebesar Rp 500.000 kepada konsumen, Perusahaan B. Perusahaan A akan menagih ke Perusahaan B hanya sebesar Rp. 400.000 (dengan adanya kesalahan tulis/ typo.) Perusahaan A sudah menyadari kesalahan yang mereka buat sehingga harus mengeluarkan nota debet untuk Perusahaan B senilai Rp 100.000. Hal ini dilakukan untuk menggenapi selisih adanya kekurangannya dan membuat penyesuaian yang diperlukan dalam piutang mereka.

 

Fungsi dari Adanya Nota Debit

Sistem nota debet biasanya dilakukan untuk pengembalian dana atau barang bagi perusahaan yang mempunyai beberapa manfaat. Fungsi dari nota debit diantaranya:

  1. Sebagai Salah Satu Bukti Pengembalian Barang

Perincian dari adanya nota debet akan dimasukkan ke dalam sebuah buku nota debet. Selain itu, salinan nota debet juga langsung dikirimkan kepada pemasok dan barang akan langsung dikembalikan. Sedangkan, untuk salinan lainnya akan disimpan ke dalam buku nota debit tersebut. Oleh sebab itu, pedagang mempunyai catatan mengenai seluruh barang yang dikembalikan dan siapa saja barang yang akan menerimanya. Syarat dari Adanya Penerbitan Nota Kredit. Nota kredit biasanya akan diterima dari supplier yang ditandai dengan adanya salinan nota debet. Salinan inilah yang akam disimpan pada buku nota debit.

  1. Dapat Mempermudah Audit dan Inventaris.

Sebelumnya buku nota debit harus segera diperiksa secara berkala agar memastikan bahwa seluruh barang yang dikembalikan sudah ditanggungjawabi oleh supplier dan nota kredit sudah diterima.

 

  1. Membantu Petugas/ Kurir Untuk Pengiriman Barang

Buku nota debet bisa langsung dikirimkan melalui petugas ataupun kurir apabila barang ingin dikembalikan ke supplier lokal. Kurir bisa mendapatkan tanda tangan pada buku dari pemasok kepada siapa barang harus dikembalikan. Jika dilihat dari kasus lain, pemasok harus bisa memperoleh tanda tangan kurir untuk catatan konsinyasi. Tanda tangan yang ada pada contoh nota debet ini akan menjadi salah satu bukti bahwa barang tersebut harus dikembalikan.

 

  1. Adanya Arsip supplier

Nota debet yang asli harus disimpan segera oleh supplier. Nota debet ini akan menjadi salah arsip supplier sendiri untuk bisa mengeluarkan sebuah nota kredit. Selain itu, pemasok juga harus memperhatikan bahwa nota debit tak bisa digunakan sebagai media posting. Hal ini dikarenakan nota debet hanyalah sebuah memo untuk memastikan bahwa konsumen sudah melakukan penerimaan nota kredit. Nota kredit sendiri merupakan media posting yang harus dimasukkan pada buku retur pembelian.

 

Sebuah nota biasanya berisi mengenai catatan untuk transaksi tertentu. Bahkan, nota debit sudah banyak digunakan untuk toko baik itu toko eceran maupun grosir. Nota debit (debet) menjadi sesuatu yang sudah umum digunakan sebagai salah satu bukti dalam transaksi. Jika nanti ada barang yang tidak sesuai dengan keinginan maka dapat menggunakan nota ini untuk mengembalikan barang tersebut kepada pemilik toko tersebut. Untuk proses pengembaliannya, pemilik toko nantinya akan memberikan sebuah nota yang berbeda dengan jenis nota lainnya. Nota inilah yang bisa langsung membantu pemilik toko dalam melakukan pengecekan dan transaksi yang telah dicatat.

Semoga bermanfaat.

 

 

 

Related posts:
  1. Ini 5 Aktivitas Marketing Agar Customer Berpotensi Mau Beli
  2. 4 Langkah Dasar Sebelum Produk Diluncurkan di Market
  3. Cara Mudah Riset Produk dan Target Pasar Bisnis Online Shop Baju
  4. 7 Cara Tentukan Produsen Baju yang Tepat Agar Bisnis Melesat
  5. Strategi Jitu Menanggapi Pelanggan dengan Ramah dan Cepat
Dwika
Author
Dwika
Bagikan