Nota Debit Adalah Dokumen Kewajiban Hutang: Yuk, Bahas Semuanya di Sini

Nota debit adalah dokumen yang dibuat penjual untuk diberikan ke pembeli yang meminta pengembalian dana. 

Contoh transaksi nota debit seperti adanya barang yang rusak, salah, maupun pembatalan pembelian, serta keadaan tertentu lainnya. Namun, harus berdasarkan prinsip kekeliruan pembukuan bisnis, akuntabilitas, hal ini yang harus langsung diperbaiki.

Definisi Nota Debit

Nota debit adalah dokumen transaksi yang biasanya diterbitkan terlebih dulu sebelum adanya nota kredit dan dapat dibuat oleh supplier. 

Umumnya, fungsi nota debit atau debit note hampir sama dengan nota kredit. Namun, nota debit hanya diberikan untuk pihak pembeli saja. 

Bisa juga diartikan bahwa debit note adalah dokumen permintaan resmi dari pembeli kepada penjual untuk meminta dibuatkan sebuah nota kredit. 

Dokumen nota debit bermanfaat untuk bukti jika pembelian sudah benar-benar sah dan terjadi. Sehingga si pembeli dapat melakukan pengajuan untuk mengembalikan barang atau retur barang yang salah dikirim.

Selain itu, untuk mencatat transaksi keuangan dengan benar, memahami posting akuntansi sangat penting bagi kelangsungan bisnis. Dengan demikian, nota debit yang ada tidak akan terlewatkan.

Pernah mendengar juga soal nota kontan? Nah apa sih bedanya dengan nota debit? Mari pahami bersama dengan menyimak contoh nota kontan berikut ini terlebih dahulu.

Alasan Harus Membuat Nota Debit

Apabila Anda membeli barang dari penjual dan ingin melakukan pengembalian barang atau retur dengan alasan yang sah, maka dapat membuat atau mengeluarkan nota debit. 

Sebetulnya, ada berbagai macam alasan mengapa nota debit harus diterbitkan atau dibuat. Di bawah ini beberapa alasan mengapa harus mengeluarkan nota debet yakni:

• Adanya barang yang diterima cacat atau rusak
• Pembeli sudah ditagih dalam jumlah nominal yang salah, bisa kurang ataupun lebih
• Jumlah atau nilai nominal dalam faktur tagihan ada kesalahan yang harus diperbaiki. Misalnya saja, ada barang tambahan, alamatnya salah dan lain sebagainya.

Contoh Nota Debit

Adapun proses dari nota debet dan kredit pada akuntansi hampir sama. Nota debit memang harus selalu disimpan untuk melakukan pencatatan dan pengakuan penghasilan di sebuah pembukuan. 

Selain itu, adanya arsip dokumen dan bukti yang benar-benar sah. Contoh debit note pada perusahaan yakni: 

Perusahaan D membeli barang sejumlah Rp 2.000.000 dari Perusahaan E. Ketika barang sampai di Perusahaan D, barang tersebut mengalami kerusakan. Sehingga perusahaan D ingin memulangkan barang tersebut kepada Perusahaan E.

Namun, perusahaan D harus mengeluarkan nota debet yang berisi tentang semua informasi yang benar termasuk jumlah dari pembelian PPN dan asli. 

Begitu sudah menerima nota debet, maka perusahaan E wajib meninjau permintaan tersebut untuk menentukan apakah disetujui atau tidak. Selain itu, perusahaan E menerbitkan nota kredit sebagai salah satu bukti dari adanya penggantian terhadap Perusahaan D. 

Dalam hal tersebut, dokumen transaksi berupa nota debit akan diterbitkan apabila terjadi transaksi/permintaan penggantian barang/ uang atau nota kredit

Contoh Nota Debet yang Diterbitkan Supplier 

Namun, ada juga sebuah kasus yang nota debetnya dikeluarkan dari supplier ke konsumennya. Dibawah ini beberapa contoh nota debet dari supplier, yaitu:

Supplier merupakan perusahaan A yang menjual dan mengirimkan barang sebesar Rp 500.000 kepada Perusahaan B. 

Perusahaan A akan menagih ke perusahaan B hanya sebesar Rp. 400.000, karena adanya kesalahan tulis/ typo di bukti transaksi. 

Perusahaan A sudah menyadari kesalahan yang mereka buat sehingga harus mengeluarkan nota debet untuk Perusahaan B senilai Rp 100.000. 

Hal ini dilakukan untuk menggenapi selisih adanya kekurangannya dan membuat penyesuaian yang diperlukan dalam piutang mereka.

Nota Debit Adalah Dokumen Situasional

Walau fungsinya sangat vital, nota debet bukanlah dokumen yang rutin dikeluarkan perusahaan/bisnis. Artinya, nota debet bersifat situasional. Syarat utama nota debet diterbitkan perusahaan adalah saat ada situasi yang menuntut penyesuaian kondisi hutang. 

Sistem nota debet biasanya dilakukan untuk pengembalian dana atau barang bagi perusahaan yang mempunyai beberapa manfaat. Fungsi dari nota debit diantaranya:

Sebagai Salah Satu Bukti Pengembalian Barang

Perincian dari adanya nota debet akan dimasukkan ke dalam sebuah buku nota debet. Selain itu, salinan nota debet juga langsung dikirimkan kepada pemasok dan barang akan langsung dikembalikan. 

Sedangkan, untuk salinan lainnya akan disimpan ke dalam buku nota debit tersebut. Oleh sebab itu, pedagang mempunyai catatan mengenai seluruh barang yang dikembalikan dan siapa saja barang yang akan menerimanya. 

Nota kredit adalah dokumen yang akan diterima dari supplier sebagai respon adanya salinan nota debet. Salinan inilah yang akan disimpan pada buku nota debit.

Dapat Mempermudah Audit dan Inventaris

Sebelumnya, buku nota debit harus segera diperiksa secara berkala agar memastikan bahwa seluruh barang yang dikembalikan sudah ditanggungjawabi oleh supplier dan nota kredit sudah diterima.

Membantu Petugas/ Kurir Untuk Pengiriman Barang

Buku nota debet bisa langsung dikirimkan melalui petugas ataupun kurir apabila barang ingin dikembalikan ke supplier lokal. Kurir bisa mendapatkan tanda tangan pada buku dari pemasok kepada siapa barang harus dikembalikan. 

Jika dilihat dari kasus lain, pemasok harus bisa memperoleh tanda tangan kurir untuk catatan konsinyasi. Tanda tangan yang ada pada contoh nota debet ini akan menjadi salah satu bukti bahwa barang tersebut harus dikembalikan.

Adanya Arsip Supplier

Nota debet yang asli harus disimpan segera oleh supplier. Nota debet ini akan menjadi salah arsip supplier sendiri untuk bisa mengeluarkan sebuah nota kredit. 

Selain itu, pemasok juga harus memperhatikan bahwa nota debit tak bisa digunakan sebagai media posting. 

Hal ini dikarenakan nota debet hanyalah sebuah memo untuk memastikan bahwa konsumen sudah melakukan penerimaan nota kredit. Nota kredit sendiri merupakan media posting yang harus dimasukkan pada buku retur pembelian.

Sebuah nota biasanya berisi mengenai catatan untuk transaksi tertentu. Bahkan, nota debit sudah banyak digunakan untuk toko baik itu toko eceran maupun grosir. 

Nota debit (debet) menjadi sesuatu yang sudah umum digunakan sebagai salah satu bukti dalam transaksi. 

Jika nanti ada barang yang tidak sesuai dengan keinginan maka dapat menggunakan nota ini untuk mengembalikan barang tersebut kepada pemilik toko tersebut. 

Untuk proses pengembaliannya, pemilik toko nantinya akan memberikan sebuah nota yang berbeda dengan jenis nota lainnya. Nota inilah yang bisa langsung membantu pemilik toko dalam melakukan pengecekan dan transaksi yang telah dicatat.

Bagaimana Cara Keluar dari Kebingungan Nota Debet dan Nota Kredit?

Jika Anda mencari solusi dari kebingungan memakai nota debit, maka jawabannya tidak ada. Dalam sebuah bisnis, pada suatu saat nanti, Anda akan memakai nota debit atau nota kredit.

Hanya saja, Anda bisa meminimalisir kemungkinan kesalahan dalam bisnis. Anda bisa memakai KiriminAja sebagai cara efektif mengurangi kesalahan pengiriman barang yang berefek pada perhitungan hutang piutang.

Dengan KiriminAja, Anda akan mendapatkan layanan manajemen dan pengiriman logistik berharga hemat, tepat, cepat, dan aman. Efeknya, Anda mengurangi kemungkinan kesalahan, mengamankan cash flow, dan bisa tetap fokus menjangkau konsumen baru.

Anda perlu mencoba KiriminAja dengan cara mendaftar gratis di dashboard KiriminAja. Setelah itu, lakukan beberapa verifikasi, dan mulai nikmati layanan manajemen logistik yang membuat #CashFlowAman dan bisnis jadi tenang.