Pengertian, Fungsi, dan Cara Buat Laporan Sesuai Buku Besar Akuntansi

Buku besar akuntansi adalah istilah atau pedoman yang umum dijadikan rujukan dalam dunia manajemen keuangan. Namun, kamu yang baru memulai usaha mungkin belum mengenal lebih jauh istilah tersebut.

Sebagian partner bisnis, KiriminAja akan membantumu nih dalam mengulas tentang pengertian, fungsi, dan cara membuat buku besar akuntansi.

Harapannya, saat bisnis tumbuh, maju dan berkembang secara perlahan, kamu bisa mulai mengadopsi laporan keuangan sesuai buku besar akuntansi.

Nah sebelum kita membahas apa itu buku besar akuntansi, yuk daftar dulu deh di Dashboard KiriminAja, karena di dalamnya ada pengiriman paket yang bisa bikin kamu jadi makin gampang ngaturnya.

Apa itu Buku Besar Akuntansi?

Buku besar akuntansi adalah sejumlah akun yang dibuat untuk mendokumentasikan semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan. Di mana isinya berupa jumlah perubahan seluruh akun aktiva, modal, dan kewajiban.

Pada dasarnya, buku besar menjadi buku utama untuk segala pencatatan transaksi keuangan, sumber semua jurnal akuntansi, dan penggolongan rekening.

Selain itu, buku besar juga memberikan informasi saldo tiap akun, serta nilai transaksi pada setiap kode perkiraan dalam satu periode.

Mengapa Buku Besar Akuntansi Itu Penting?

Buku besar akuntansi memang terlihat ribet ya dalam membuat atau menyusunnya, tapi jangan salah loh, buku ini sangat penting untuk bisnismu. Mengapa sih buku besar akuntansi ini penting? Karena ada beberapa alasan seperti:

Buku besar akuntansi bisa menunjukkan segala jenis aktivitas keuangan yang terjadi secara sistematis, sebab dalam buku ini segala jenis transaksi dicatat mulai dari penjualan hingga transaksi lainnya.

Nah agar tahu jenis aktivitas atau transaksi apa saja yang terjadi, maka kita perlu juga mempelajari dan mengetahui kode akun akuntansi, ini berfungsi sebagai penanda, coba simak lengkapnya pada link tersebut.

Selain itu juga ada alasan lain seperti mempermudah pemetaan rekening, pelacakan adanya perubahan dalam keuangan, membantu persiapan laporan keuangan dan pengambilan keputusan.

Maka dari itu, buku besar akuntansi merupakan salah satu alat yang sangat penting dalam sebuah bisnis, apalagi dari segi keuangan.

Tujuan Buku Besar Akuntansi

Buku besar akuntansi jelas memiliki tujuan, tujuan-tujuan dibuatnya buku besar akuntansi ini akan mempermudah bagian keuangan dalam memantau dan mengatur lalu lintas biaya.

Buku besar akuntansi bertujuan untuk mencatat transaksi, mengatur informasi keuangan, menyediakan bahan untuk laporan keuangan dan mengevaluasi kinerja keuangan.

Selain itu juga bertujuan untuk audit dan verifikasi, bisa juga digunakan landasan sebagai pengambilan keputusan tertentu. Kapan dibuat buku besar ini harusnya? Setiap ada transaksi dan sejak awal usaha didirikan.

Fungsi Buku Besar Akuntansi

Buku besar dapat digunakan sebagai salah satu sarana mempersiapkan dan menghasilkan laporan keuangan.

Dengan adanya buku besar, pembuatan laporan dapat dilakukan secara praktis tanpa mengecek bukti transaksi satu per satu.

Selain itu, laporan buku besar juga berfungsi sebagai ringkasan data transaksi telah tercatat dalam jurnal umum.

Di sisi lain, buku besar juga menjadi alat memilah data keuangan berdasarkan jumlahnya, mulai dari terkecil sampai dengan terbesar.

Bentuk Buku Besar Akuntansi

Buku besar akuntansi memiliki bentuk yang beragam sesuai dengan kebutuhan dan penggunaan akunnya. Berikut bentuk-bentuk buku besar yang umum dipakai:

Buku Besar T

Buku besar T merupakan bentuk buku besar yang paling sederhana. Dimana bentuknya menyerupai huruf T. Biasanya buku besar jenis ini dipakai untuk keperluan analisis transaksi dan menjelaskan mekanisme penggunaan sebuah akun.

Buku Besar Skontro

Selanjutnya ada buku besar bentuk skontro atau buku besar yang berbentuk dua kolom. Yaitu kolom untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran masing-masing akun.

Bentuk buku ini seperti buku besar T, hanya saja isinya lebih kompleks dan detail. Biasanya bentuk ini banyak dipakai di perusahaan besar.

Buku Besar Staffel

Terakhir, buku besar Staffel merupakan buku besar yang memiliki bentuk halaman dan lajur saldo.

Buku besar ini memiliki dua tipe, yaitu bentuk tiga kolom dengan lajur saldo tunggal, dan bentuk 4 kolom dengan lajur saldo rangkap.

Apa Saja Jenis Buku Besar Akuntansi?

Selain dibagi berdasarkan bentuknya, buku besar juga dibagi berdasarkan fungsinya. Berikut pembagiannya:

Buku Besar Umum (General Ledger)

Buku besar umum adalah ikhtisar pengaruh setiap transaksi dalam kegiatan bisnis terhadap jumlah modal, aktiva, dan kewajiban perusahaan. Ini adalah contoh buku besar akuntansi yang memang paling banyak digunakan dalam berbagai jenis macam perusahaan.

Isi dari buku besar berupa akun kas, modal, utang, piutang, dan sebagainya. Dimana buku besar ini mencatatkan seluruh perubahan akun-akun tersebut selama satu periode pencatatan akuntansi.

Buku Besar Pembantu

Buku besar pembantu merupakan buku besar tambahan yang digunakan untuk mencatat utang dan piutang perusahaan secara detail.

Dimana isinya berupa daftar rekening setiap utang dan piutang. Serta berguna untuk mencatat setiap transaksi perubahan masing-masing rekening.

Buku Besar Kreditor (Creditors Ledger)

Buku besar kreditur adalah buku besar khusus untuk pencatatan hutang-hutang perusahaan. Dimana yang masuk ke buku besar ini berupa hutan-hutang besar yang memiliki pengaruh besar dalam aktivitas produksi. Misalnya seperti hutang pembelian bahan baku.

Buku Besar Debitur (Debtors Ledger)

Terakhir ialah buku besar debitur yang berisi pencatatan piutang yang dimiliki perusahaan. Biasanya, piutang yang dikelompokkan di buku besar ini berupa piutang dagang atas penjualan produk.

Cara Membuat Buku Besar Akuntansi

Untuk melakukan pembukuan akuntansi, kamu bisa memanfaatkan aplikasi Microsoft Excel. Sebab, akan lebih praktis karena tersedia juga rumus excel yang dapat dipakai untuk mengotomatisasikan pencatatan.

Berikut tahapan yang perlu kamu lakukan untuk membuat laporan buku besar melalui Microsoft Excel:

Buat Persiapan

Tahapan pertama, kamu dapat membuat format buku besar pada lembar kerja Microsoft Excel. Bentuk format buku besar adalah berisi tanggal, pos, debit, kredit, saldo (debit dan kredit).

Kemudian, pastikan sudah membuat jurnal umum yang mencatat semua transaksi penerimaan kas, pengeluaran kas, pembelian, penjualan, dan sebagainya.

Setelah itu, kamu bisa melakukan pencatatan pada tiap-tiap akun buku besar berdasarkan jurnal umum. Kamu bisa memakai fitur dan rumus pada Microsoft Excel untuk mempermudah pencatatan.

Kami sudah membuat panduan khusus jurnal umum akuntansi untuk bisnis. Harapannya, dengan membaca panduan itu, kamu bisa lebih mudah memahami dan membuat jurnal umum.

Langkah-langkah Membuat Buku Besar Akuntansi pada Microsoft Excel

Tahapan selanjutnya, kamu bisa memanfaatkan fitur dalam Microsoft Excel. Berikut caranya:

Membuat Akun atau Rekening

Dalam membuat masing-masing akun buku besar, kamu bisa memasukkan akun yang sudah ada. Caranya dengan menggunakan menu “Data – Data Validation – Setting”.

Kemudian lanjut ke menu “Validation Criteria – Allow – Pilih listrik”.

Selanjutnya pilih “Source “ dan ambil data dari daftar rekening. Daftar rekening dapat dibuat dalam satu sheet dengan buku besar atau dalam sheet yang berbeda dengan nama COA (Chart of Account).

Membuat Daftar Berdasarkan Nama atau Kode Akun/Rekening

Hitung semua transaksi masing-masing akun pada bagian debit dan kredit untuk memperoleh jumlah saldo.

Kamu juga bisa bisa menggunakan rumus SUMIF untuk menghitung selisih saldo antara debit dan kredit tiap akun. Sesuaikan dengan jenis akun.

Sumber data pencatatan buku besar ini juga bermacam-macam bergantung dari jenis apa yang akan kamu buat dan catat, intinya sumbernya datanya adalah berupa segala jenis transaksi dalam bentuk uang.

Kesalahan yang Sering dan Umum Di Buku Besar Akuntansi

Kamu perlu mengetahui beberapa kesalahan yang sering dilakukan dalam buku besar akuntansi. Dengan mengetahui beberapa kesalahan ini, ke depannya kamu bisa menghindari dan mengantisipasinya, berikut beberapa kesalahan yang sering dilakukan:

• Pencatatan ganda, mencatat transaksi lebih dari satu kali.
• Pencatatan luput, transaksi terlewat atau terlupakan.
• Penggabungan dana perusahaan dengan dana pribadi.
• Abai terhadap prinsip pencocokan.
• Salah memposting transaksi.
• Salah kalkulasi.
• Kesalahan tanggal

Cara KiriminAja Mendukung Manajemen Keuangan Bisnismu

Untuk itu, KiriminAja, platform manajemen logistik satu pintu, hadir untuk membantumu memiliki laporan keuangan yang baik dan akurat.

Saat memakai KiriminAja, kamu bisa mengakses dashboard KiriminAja yang lengkap dengan berbagai fitur manajemen logistik.

Kamu juga bisa melihat berbagai transaksi pengiriman yang telah dilakukan, biaya pengiriman, dan pengeluaran bisnis terkait logistik lainnya. Semua informasi ini dikemas dengan tampilan yang mudah dipahami dan interaktif.

Selain itu, dengan KiriminAja, kamu bisa melihat biaya berbagai layanan ekspedisi terbaik Indonesia secara real-time. Sehingga bisa mengambil keputusan yang tepat terkait biaya logistik.

Kamu juga bisa melihat seberapa banyak pengiriman yang telah dilakukan, berapa banyak biaya yang dikeluarkan, dan melacak seberapa besar penghematan yang telah dilakukan.

Keuntungan lainnya menjadi member KiriminAja adalah kamu bisa mengatur:

• Daftar alamat pengiriman dengan mudah
• Memilih jasa pengiriman yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis
• Mendapatkan berbagai promo menarik seperti diskon pengiriman, cashback, dan program loyalitas.

Jadi, yuk, jadi member KiriminAja sekarang dan nikmati berbagai keuntungan yang bisa membantu bisnismu memiliki laporan keuangan yang baik dan akurat.

Untuk mendaftar sebagai member, kamu bisa langsung mengakses dashboard KiriminAja, melakukan beberapa verifikasi, dan langsung menikmati berbagai layanan spesial yang membuat #CashFlowAman demi bisnis jadi tenang.