Delivery Note Adalah Dokumen Kirim Barang, Bukan Surat Cinta Buat Doi

Dalam dunia bisnis, terutama yang berkaitan dengan pengiriman barang, ada banyak istilah yang perlu dipahami, salah satunya adalah delivery note. Jika kamu belum terlalu familiar dengan istilah ini, jangan khawatir, artikel ini akan memberikan penjelasan lengkap tentang delivery note adalah, serta fungsi, manfaat, kelebihan, dan kekurangannya yang perlu kamu ketahui.

Tapi apa bedanya delivery note dengan dokumen pengiriman barang? Sekilas seperti mirip ya kalau dipikir-pikir. Untuk informasi lebih lanjut mengenai jenis-jenis dokumen pengiriman barang ada di sini ya. 

Biar pengiriman barang jadi lebih mudah, kamu bisa nih daftar di KiriminAja, banyak fitur dan promo yang bisa kamu pakai loh!

Apa Itu Delivery Note?

Delivery note adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang sebagai bukti bahwa pengiriman tersebut telah dilakukan. Biasanya, delivery note ini dikeluarkan oleh penjual atau pengirim barang untuk memberitahukan pembeli atau penerima barang tentang rincian pengiriman yang dilakukan. Secara umum, dokumen ini berisi informasi terkait barang yang dikirim, jumlah barang, serta kondisi barang saat pengiriman.

Dokumen ini tidak memiliki nilai tagihan atau pembayaran, berbeda dengan faktur. Fungsi utama delivery note adalah sebagai bukti fisik bahwa barang telah dikirimkan, serta untuk mempermudah proses pemeriksaan barang yang diterima oleh pembeli.

Fungsi Delivery Note

note memiliki beberapa fungsi penting yang mendukung kelancaran proses pengiriman barang. Berikut ini adalah beberapa fungsi utama delivery note:

Bukti Pengiriman Barang

Salah satu fungsi utama delivery note adalah sebagai bukti bahwa pengiriman barang telah dilakukan. Dokumen ini mencatat rincian tentang barang yang dikirim dan diterima, yang membantu memastikan bahwa pengiriman berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Mempermudah Proses Penerimaan Barang

Dengan adanya delivery note, penerima barang dapat lebih mudah memeriksa jumlah dan kondisi barang yang diterima. Jika ada kekurangan atau kerusakan, hal ini bisa segera diketahui dan dilaporkan.

Sebagai Referensi dalam Proses Pengembalian Barang

Jika ada barang yang tidak sesuai atau rusak, delivery note dapat digunakan sebagai referensi untuk proses pengembalian atau klaim kepada penjual. Ini memastikan bahwa kedua pihak memiliki bukti yang sah terkait pengiriman.

Mendukung Proses Administrasi Bisnis

Delivery note juga membantu dalam pencatatan administrasi barang yang keluar dan masuk, memudahkan dalam mengelola inventaris, serta mendukung proses audit internal perusahaan.

Mempercepat Proses Verifikasi dan Pembayaran

Dalam beberapa bisnis, delivery note menjadi salah satu dokumen yang diperlukan untuk memverifikasi pengiriman sebelum faktur dibayar. Hal ini mempercepat proses pembayaran karena pengiriman barang sudah diverifikasi terlebih dahulu.

Menjaga Kepercayaan Antara Pembeli dan Penjual

Dengan memberikan delivery note, penjual menunjukkan transparansi dan komitmen untuk menyediakan layanan terbaik kepada pelanggan, yang pada gilirannya akan menjaga hubungan baik antara kedua belah pihak.

Membantu Penjual dan Pembeli dalam Pengelolaan Data Pengiriman

Delivery note memungkinkan baik penjual maupun pembeli untuk mengelola informasi terkait pengiriman barang dengan lebih mudah, serta membantu dalam pengaturan logistik dan jadwal pengiriman.

Memudahkan Pemantauan Barang

Jika ada masalah dengan barang yang dikirim, baik itu kerusakan atau kehilangan, delivery note dapat digunakan untuk melacak asal-usul masalah tersebut dan mengidentifikasi apakah ada kelalaian dalam proses pengiriman.

Manfaat Delivery Note

Manfaat utama dari delivery note adalah mempermudah proses verifikasi dan penerimaan barang. Namun, ada manfaat lain yang lebih jauh yang perlu kamu ketahui, di antaranya:

Meningkatkan Akurasi Pengiriman

Dengan adanya delivery note, penerima barang dapat lebih mudah memastikan bahwa semua barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan. Ini meminimalisir kemungkinan kesalahan pengiriman dan memastikan bahwa pelanggan menerima barang sesuai yang diinginkan.

Menyederhanakan Proses Pengembalian Barang

Ketika barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan atau rusak, delivery note membantu mempermudah proses pengembalian atau klaim dengan menunjukkan bahwa barang tersebut telah diterima sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen.

Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Pengiriman yang jelas dan terorganisir dengan menggunakan delivery note dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan, yang pada gilirannya berkontribusi pada tingkat kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.

Memastikan Keteraturan Administrasi

Bagi bisnis, memiliki catatan pengiriman yang rapi seperti delivery note membantu menjaga keteraturan administrasi dan mengurangi risiko kehilangan data pengiriman yang penting.

Bukti Hukum dalam Sengketa Pengiriman

Jika terjadi masalah hukum terkait pengiriman, delivery note dapat menjadi bukti sah bahwa pengiriman barang telah dilakukan dengan benar. Hal ini sangat penting untuk melindungi hak kedua belah pihak.

Pengelolaan Stok yang Lebih Efisien

Untuk perusahaan yang bergerak dalam pengiriman barang dalam jumlah besar, delivery note membantu memantau dan mengelola stok barang yang keluar dan masuk. Hal ini memudahkan dalam pemantauan stok serta perencanaan pengiriman.

Peningkatan Profesionalisme

Menyertakan delivery note pada setiap pengiriman barang menunjukkan profesionalisme dan pengelolaan bisnis yang baik. Ini memberikan kesan positif kepada pelanggan dan mitra bisnis.

Peningkatan Transparansi

Delivery note membantu memperjelas semua rincian pengiriman, termasuk jumlah barang dan kondisi pengiriman. Transparansi ini mengurangi potensi kebingungan atau kesalahpahaman antara pihak pengirim dan penerima.

Kelebihan Delivery Note

Dokumen delivery note memiliki banyak kelebihan yang membuatnya menjadi alat yang sangat berguna dalam pengelolaan pengiriman barang:

Dokumen yang Mudah Dibaca dan Dipahami

Delivery note dibuat dengan format yang jelas dan mudah dipahami, sehingga memudahkan pihak penerima barang untuk memeriksa dan memverifikasi barang yang diterima.

Meningkatkan Kejelasan Proses Pengiriman

Dengan mencantumkan informasi lengkap tentang barang yang dikirim, delivery note memberikan kejelasan mengenai pengiriman dan status barang yang diterima.

Meminimalisir Kesalahan Pengiriman

Dengan adanya dokumen yang mencatat semua rincian pengiriman, kesalahan pengiriman seperti kekurangan barang atau barang yang salah bisa dikurangi.

Sebagai Bukti Pengiriman yang Sah

Delivery note menjadi bukti yang sah bahwa pengiriman telah dilakukan, yang sangat penting jika terjadi sengketa antara pihak pengirim dan penerima.

Mudah Disimpan dalam Arsip

Dokumen ini mudah disimpan sebagai arsip baik dalam bentuk fisik maupun digital, yang memungkinkan untuk diakses kapan saja jika diperlukan.

Dapat Digunakan untuk Memantau Pengiriman

Penerima dan pengirim sama-sama dapat memantau status pengiriman menggunakan delivery note, yang membantu memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.

Dapat Digunakan untuk Pembukuan

Bagi bisnis, delivery note dapat digunakan untuk keperluan pembukuan, sehingga memudahkan dalam pencatatan transaksi barang yang keluar dan masuk.

Mempermudah Proses Administrasi

Proses administrasi dan pengelolaan barang yang diterima atau dikirim dapat lebih efisien dengan adanya delivery note, yang berfungsi sebagai dokumen pencatatan yang terperinci.

Kekurangan Delivery Note

Meskipun memiliki banyak manfaat, delivery note juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan:

Tidak Memiliki Nilai Pembayaran

Delivery note hanya mencatat pengiriman barang, tidak memiliki nilai pembayaran seperti faktur, sehingga perlu dilengkapi dengan dokumen lain untuk urusan pembayaran.

Dapat Tertukar atau Hilang

Jika tidak dikelola dengan baik, delivery note bisa hilang atau tertukar, yang dapat menyebabkan masalah dalam proses verifikasi atau pengembalian barang.

Memerlukan Proses Pencatatan Manual

Di beberapa bisnis, pencatatan delivery note masih dilakukan secara manual, yang memerlukan waktu dan tenaga lebih banyak untuk pengelolaan dokumen.

Tidak Menjamin Barang Dalam Kondisi Sempurna

Meskipun delivery note mencatat barang yang telah dikirim, tidak ada jaminan bahwa barang yang tercatat dalam delivery note akan sampai dalam kondisi sempurna. Kerusakan atau kehilangan barang bisa terjadi dalam proses pengiriman, dan delivery note hanya mencatat pengiriman, bukan kondisi fisik barang.

Membutuhkan Verifikasi Tambahan

Meskipun delivery note memberikan bukti pengiriman, terkadang masih diperlukan verifikasi lebih lanjut untuk memastikan semua barang diterima sesuai dengan pesanan, terutama jika jumlah atau jenis barang yang dikirimkan sangat banyak atau kompleks.

Potensi Terjadi Kesalahan Penulisan

Jika rincian barang yang tercatat dalam delivery note tidak ditulis dengan teliti, hal ini dapat menyebabkan kebingungannya pihak penerima atau kesalahan saat melakukan klaim. Kesalahan dalam penulisan juga bisa menyebabkan proses pengembalian barang menjadi lebih rumit.

Keterbatasan Dalam Melacak Pengiriman Secara Real-Time

Delivery note hanya mencatat rincian barang yang telah dikirim, tanpa memberikan informasi real-time mengenai status pengiriman. Ini membuatnya kurang efektif untuk pelacakan pengiriman yang membutuhkan pembaruan secara langsung.

Tidak Dapat Digunakan Sebagai Bukti Pembayaran

Karena delivery note hanya mencatat pengiriman, dokumen ini tidak dapat digunakan sebagai bukti pembayaran atau untuk transaksi finansial. Pembayaran atau tagihan memerlukan dokumen terpisah, seperti faktur atau kuitansi.

Dengan penjelasan lengkap ini, kamu kini lebih memahami apa itu delivery note, fungsi, manfaat, kelebihan, serta kekurangannya. Sebagai pemilik bisnis, penggunaan delivery note yang tepat akan membantu kamu menjaga kelancaran proses pengiriman dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.

Namun, delivery note hanya salah satu dari banyak dokumen penting yang mendukung pengiriman barang. Lalu, apa bedanya dengan dokumen pengiriman barang lainnya?

Apakah kamu tertarik untuk mulai memperbaiki sistem pengiriman barang untuk bisnismu? Jangan ragu untuk memanfaatkan layanan pengiriman dari KiriminAja untuk pengalaman pengiriman yang lebih mudah, cepat, dan efisien. Daftar sekarang yuk di KiriminAja untuk mendapatkan kemudahan pengiriman yang lebih baik.