Gak Enak Nagih Utang ke Pelanggan? Pake Invoice Biar Lebih Profesional

Invoice adalah bukti transaksi pembelian yang berisi rincian produk dan keterangan lainnya. Bukti ini sangat penting untuk merekam transaksi penjualan dalam bisnis Anda.

Hal tersebut dapat memperlancar sistem pencatatan keuangan. Oleh karenanya, Anda perlu membuat invoice dengan baik agar sistem pencatatan dapat berjalan lancar.  

Definisi Invoice

Invoice merupakan bukti transaksi pembelian yang berisi rincian produk dan keterangan lainnya. Selain itu, invoice juga berfungsi sebagai tagihan pembayaran kepada pembeli.

Dalam sistem pencatatan keuangan, invoice digunakan sebagai dokumen pendukung yang berkaitan dengan aktivitas penjualan atau pembelian.

Invoice dicatat dalam jurnal umum akuntansi saat terjadi transaksi atau adanya tagihan. Di mana jurnal umum merupakan proses pencatatan yang menjadi dasar laporan akuntansi selama satu periode.

Ingin membuat invoice? Nih aplikasi template invoice gratis yang bisa Anda coba.

Oleh karena itu, mempelajari terkait jurnal umum juga penting untuk kelancaran sistem pencatatan keuangan. Anda bisa membaca uraian untuk mengenal jurnal umum lebih jauh di tautan tersebut.

Lebih lebar lagi, wawasan mengenai keuangan serta jurnal umum dalam bisnis Anda itu tidak bisa dilepaskan dari bagaimana strategi permintaan dan penawaran di pasar. 

Karena itu, kami juga menyiapkan panduan memahami kurva permintaan dan penawaran agar Anda punya wawasan mendalam sebelum membuat strategi keuangan dan produk bisnis.

Pengertian Nomor Invoice

Nomor invoice adalah nomor unik yang tertera dalam setiap invoice yang dikeluarkan oleh penjual untuk pembeli. Nomor ini digunakan untuk mengidentifikasi dan melacak semua transaksi yang terjadi.

Nomor invoice biasanya terdiri dari serangkaian angka atau kombinasi huruf dan angka unik untuk setiap invoice. Nomor ini dapat diatur dengan sistem akuntansi yang digunakan oleh bisnis atau dibuat manual.

Invoice ini sebenarnya sama tidak ya dengan nota kredit? Mari simak pengertian dan contoh nota kredit berikut ini.

Tujuan Invoice 

Berikut beberapa tujuan dibuatnya invoice:

Membuat Bukti Transaksi Bisnis yang Sah

Tujuan dibuatnya invoice yang pertama yaitu sebagai bukti transaksi yang sah. Sehingga dapat digunakan sebagai bukti jika terjadi masalah nantinya.

Permintaan Pembayaran

Invoice juga digunakan untuk permintaan pembayaran terkait produk yang sudah diserahkan ke pelanggan. Dalam invoice, tertera rincian jumlah dan harga barang yang dibeli sehingga pelanggan mengetahui nilai yang harus dibayar.

Manajemen Keuangan

Invoice digunakan dalam manajemen keuangan bisnis  untuk mencatat detail setiap transaksi dan pendapatan yang dihasilkan dari penjualan. Hal ini memudahkan dalam pemantauan arus kas dan pelacakan pembayaran dari pelanggan.

Memudahkan Pencatatan Akuntansi

Invoice memudahkan dalam pencatatan akuntansi bisnis karena terdapat detail setiap transaksi yang terjadi. Sehingga pengelolaan buku besar dan laporan keuangan lebih efisien.

Menjaga Hubungan Bisnis yang Baik

Invoice yang jelas dan akurat dapat menunjukkan profesionalisme bisnis Anda sehingga membantu memperkuat kepercayaan pelanggan.

Fungsi Invoice

Dokumen Bukti Pembayaran

Invoice  adalah bukti transaksi yang digunakan untuk membuktikan bahwa pembeli telah membayar atau harus membayar atas barang diberikan oleh penjual.

Pemantauan Keuangan

Invoice dapat digunakan baik oleh penjual ataupun pembeli untuk memantau keuangan bisnis masing-masing. Bagi penjual, digunakan untuk memantau pendapatan, sedangkan bagi pembeli digunakan untuk memantau pengeluaran.

Pengingat Pembayaran

Invoice dapat digunakan sebagai pengingat pembayaran untuk pelanggan. Dimana dalam invoice tertera tanggal jatuh tempo pembayaran dan informasi tentang sanksi yang akan diterapkan jika terlambat membayar.

Pemrosesan Pajak

Di beberapa negara, penjual harus menyertakan informasi pajak pada invoice, seperti jumlah pajak yang harus dibayar dan nomor pajak penjual dan pembeli.

Jenis Invoice

Berikut beberapa jenis invoice:

Invoice Proforma

Invoice proforma adalah jenis invoice yang dibuat sebelum transaksi sebenarnya terjadi. Isinya berupa perkiraan biaya dan rincian barang yang akan disediakan. 

Invoice Komersial

Ini adalah jenis invoice yang paling umum digunakan, dan dibuat setelah transaksi selesai. Invoice komersial berisi rincian harga, jumlah barang yang dibeli, tanggal transaksi, dan informasi pembayaran.

Invoice Retensi

Invoice retensi digunakan ketika pembayaran tidak dilakukan sepenuhnya pada saat transaksi, dan sebagian pembayaran ditahan sampai pekerjaan selesai. Ini sering digunakan dalam proyek konstruksi atau pembangunan.

E-invoice

E-invoice adalah invoice elektronik yang dibuat dan dikirim melalui sistem komputer. Invoice jenis ini memiliki keuntungan, seperti lebih efisien, hemat biaya, dan mudah dilacak.

Recurring Invoice

Recurring Invoice merupakan jenis invoice yang dibuat secara berkala, misalnya setiap bulan atau setiap tahun. Contoh dari jenis ini adalah tagihan bulanan untuk layanan telepon atau listrik.

Credit Invoice

Credit Invoice atau nota kredit dibuat ketika penjual perlu mengembalikan uang kepada pembeli, misalnya karena pengembalian barang yang cacat atau retur barang.

Debit Invoice

Debit Invoice atau nota debet dibuat ketika penjual perlu mengenakan biaya tambahan kepada pembeli, misalnya untuk pengiriman ulang atau biaya tambahan yang tidak tercakup dalam invoice sebelumnya.

Contoh invoice

Berikut contoh format invoice:

Dengan memiliki invoice yang profesional dapat membantu mengelola sistem keuangan bisnis Anda secara lebih efisiensi. 

Selanjutnya, tinggal bagaimana Anda membuat strategi agar angka penjualan dapat terus meningkat. Misalnya menambahkan strategi lain yang dapat meningkatkan layanan kepada pelanggan. 

Sebagai contoh, memberikan layanan logistik dengan harga hemat tapi memiliki kualitas pengiriman yang reliable. 

KiriminAja, aplikasi kirim paket #1 Indonesia, adalah kunci sukses bisnis online mengatur strategi logistik. Soal pengiriman paket, KiriminAja menyediakan solusi yang mudah, cepat, dan terpercaya. 

Sebab, saat memakai KiriminAja, Anda dapat mengirim banyak paket sekaligus melalui fitur multiple shipment, mencetak banyak invoice, dan bisa melaporkan ke banyak konsumen sekaligus. Sehingga Anda dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih efisien.

Selain itu, fitur tracking paket KiriminAja memudahkan Anda untuk memantau status pengiriman barang. Ini berarti, Anda dapat memberikan informasi yang akurat dan terpercaya kepada pelanggan mengenai waktu pengiriman barang mereka.

KiriminAja juga dapat membantu meningkatkan penawaran produk Anda. Dengan mengirimkan produk ke berbagai wilayah di Indonesia, Anda dapat menjangkau lebih banyak pelanggan dan meningkatkan permintaan produk. 

Kabar menariknya, KiriminAja juga menyediakan tarif pengiriman terjangkau, demi Anda bisa menghemat biaya pengiriman dan meningkatkan profit.

Jadi, yuk, segera daftar gratis jadi member di dashboard KiriminAja dan segera nikmati layanan prima aplikasi kirim paket #1 Indonesia.

Bersama KiriminAja, Anda dapat meningkatkan efisiensi bisnis online dan menghasilkan kurva permintaan & penawaran yang ideal.