Istilah dalam Warehouse yang Wajib Diketahui Pebisnis

Memahami istilah dalam warehouse adalah suatu kewajiban jika Anda ingin mengembangkan bisnis lebih lanjut.

Bagaimanapun, saat Anda memiliki stok produk, maka Anda harus memahami manajemen pergudangan. Manajemen pergudangan ini menuntut Anda paham istilah warehouse.

Warehouse adalah tempat penyimpanan barang yang sekaligus menjadi tempat pendukung proses produksi, penyortiran, transit, dan sebagainya.

Biasanya, Warehouse dilengkapi dengan pengaturan sistematis (warehouse management) untuk mengoptimalkan ruang dan mengatur pergerakan barang. Sehingga, proses penyimpanan dan pengambilan barang bisa lebih efisien.

Beberapa warehouse memiliki sistem pengelolaan inventaris yang canggih dan terkomputerisasi untuk memantau persediaan, mendeteksi kekurangan stok, serta mengatur pengiriman dan penerimaan barang.

Dalam sistem warehouse juga ada checker gudang. Checker gudang adalah orang yang bertanggung jawab untuk memantau barang/produk yang ada di gudang. Makanya, mempelajarinya juga menjadi hal penting.

Jika Anda menggunakan warehouse, agar combo bisnis lebih oke, daftar juga yuk di Dashboard KiriminAja karena di sini Anda bisa kirim paket sekaligus tanpa perlu ribet antar sana sini.

Dalam rangka mengoptimalkan efisiensi dan ketepatan operasional, istilah-istilah dalam dunia warehouse atau gudang menjadi sangat penting untuk dipahami dan diterapkan dengan baik. Sebelum itu, Anda juga bisa memahami pengertian shrinkage dan penjelasannya di sini. 

Berikut pembahasan terkait istilah-istilah Warehouse yang perlu Anda ketahui sebagai pelaku bisnis.

Receiving and Putaway

Receiving dan Putaway adalah proses dalam warehouse management yang dilakukan ketika barang masuk ke gudang. Tujuannya ialah pembaruan data barang yang tersimpan di gudang.

Prinsip dari proses Receiving dan Putaway adalah terwujudnya kesesuaian data barang yang datang dengan kebutuhan gudang.

Berikut penjelasan lebih lanjut apa itu receiving dan putaway:

Receiving (Penerimaan)

Proses menerima barang atau produk dari pemasok atau sumber lain ke dalam gudang. Pada tahap ini, pihak gudang melakukan verifikasi kuantitas, kualitas, dan keadaan fisik barang yang diterima sesuai dengan dokumen pengiriman atau faktur yang terlampir.

Putaway (Penyimpanan)

Setelah barang diterima, proses ini melibatkan penempatan barang yang tepat ke lokasi penyimpanan yang ditentukan dalam sistem gudang. Penyimpanan harus dilakukan dengan strategi yang efisien sehingga barang dapat dengan mudah diakses saat diperlukan.

Dispatching (Pengiriman)

Dispatching adalah proses pengambilan barang dari lokasi penyimpanan dalam gudang untuk dipersiapkan dan dikirimkan kepada pelanggan atau pemroses selanjutnya.

Dengan menggunakan sistem manajemen warehouse, staff akan lebih mudah mencari letak barang yang akan dikeluarkan dari gudang. Sehingga, proses dispatching dapat dilakukan dengan mudah dan akurat.

Setelah menemukan barang yang akan dikeluarkan, proses dispatching dilanjutkan dengan pengepakan barang, persiapan dokumen pengiriman, serta pengaturan logistik untuk proses pengiriman.

Ketika mengatur logistik, memahami franco gudang juga akan membantu dalam mengelola biaya dan efisiensi penyimpanan barang.

Picking (Pengambilan Barang)

Tahap ini melibatkan pemilihan barang secara akurat dari lokasi penyimpanan gudang sesuai dengan pesanan pelanggan atau kebutuhan lainnya. Picking bisa dilakukan secara manual oleh petugas gudang atau dengan bantuan teknologi seperti sistem pemilihan otomatis.

Namun, akan lebih baik jika Anda menggunakan sistem pemilihan otomatis atau menggunakan warehouse management system untuk menghemat biaya. Pasalnya, proses picking biasanya menelan biaya cukup banyak, yaitu sekitar 55% dari biaya operasional.

Packing (Pengepakan)

Packing adalah proses di gudang yang berkaitan dengan pengemasan barang. Proses ini dilakukan dengan menggabungkan barang atau produk yang dipesan pelanggan. Kemudian dikemas sesuai prosedur yang benar.

Tujuan utama dari proses packing adalah memastikan kondisi barang dalam keadaan baik sebelum dikirim ke pelanggan. Selain itu, juga meminimalisir risiko kerusakan barang selama proses pengiriman.

Returns (Pengembalian)

Returns merujuk pada barang atau produk yang dikembalikan ke gudang oleh pelanggan karena berbagai alasan, seperti barang rusak, kesalahan pengiriman, atau ketidakcocokan produk.

Proses ini biasanya melalui beberapa tahap sesuai kebijakan perusahaan. Mulai dari penerimaan kembali barang, penilaian kondisi barang, dan penanganan pengembalian sesuai dengan kebijakan gudang.

Selain itu, staff warehouse juga perlu memastikan terlebih dahulu apakah produk yang dikembalikan tersebut masuk dalam sistem atau tidak. Ini termasuk riwayat pemesanan dan faktur.

Stock Take (Inventarisasi)

Proses penghitungan fisik dan verifikasi stok barang secara berkala dalam gudang untuk memastikan keakuratan data inventarisasi dalam sistem.

Inventarisasi sering dilakukan secara rutin untuk mengidentifikasi perbedaan antara stok yang ada di gudang dengan catatan yang ada dalam sistem komputer. Jenis-jenis stock take dan manfaatnya secara lengkap dapat di simak dalam tautan tersebut ya.

Shipping (Pengiriman)

Tahap terakhir dari rantai pasok di mana barang atau produk dikirimkan dari gudang ke tujuan akhir, seperti pelanggan atau pusat distribusi lainnya. Ini melibatkan proses logistik untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan efisien.

Dalam proses ini, staff perlu memasukkan data barang yang sudah dikirim ke pelanggan. Informasi ini penting untuk pembaruan data pada sistem manajemen warehouse.

Reporting (Pelaporan)

Istilah reporting merujuk pada proses mencatat dan menyajikan data atau informasi terkait aktivitas gudang, seperti stok yang masuk dan keluar, efisiensi operasional, biaya, kesalahan pengiriman, dan lain-lain.

Laporan ini penting untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan pemantauan kinerja gudang secara keseluruhan.

Layanan Multi Warehouse KiriminAja

Kabar baiknya, Anda dapat menggunakan layanan Multi Warehouse yang memungkinkan untuk menyimpan dan mengelola beberapa gudang atau lokasi penyimpanan paket melalui satu pintu.

Sehingga, manajemen warehouse bisnis Anda dapat dikelola dengan mudah tanpa perlu mengeluarkan banyak effort.

Layanan tersebut dapat Anda akses dalam aplikasi kirim paket #1 Indonesia, KiriminAja. Anda hanya perlu daftar secara gratis di Dashboard KiriminAjauntuk menggunakan layanan Multi Warehouse dan juga fitur lainnya.

Selain bisa membantu mengatur manajemen inventory hingga manajemen pengiriman, KiriminAja juga memungkinkan online store Anda memiliki kebebasan mengatur margin profit lho.

Tentunya ada banyak keunggulan dan keuntungan lain yang bisa Anda rasakan dari KiriminAja. Seperti mudahnya pencairan dana COD harian, manajemen cs dan use, live tracking, WhatsApp follow up dan cash flow monitoring.

Sudah banyak pelaku bisnis yang memperoleh manfaat dari KiriminAja. Sebab, KiriminAja adakah jenis aggregator logistik yang hemat, cepat, membuat #CashFlowAman, bisnis jadi tenang deh.